Je vous explique en quelques lignes de quoi il s’agit, et comment faire pour obtenir la communication de ces données personnelles détenues par l’employeur.
Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
Elle est définie à l’article 4.1 du RGPD.
Il s’agit d’une information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. L’identification de la personne physique peut se faire directement, par ses nom et prénoms. Elle peut aussi se faire indirectement, par exemple par numéro de téléphone, un identifiant (ex : numéro de sécurité sociale), une adresse postale ou mail, ou encore la voix ou l’image.
Qu’est ce que le droit d’accès ?
Il est prévu à l’article 15 du RGPD.
Ce droit d’accès permet à la personne concernée d’obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données à caractère personnel.
Ainsi, un salarié a la possibilité de demander à son employeur, ou ancien employeur, la communication des données personnelles qui le concerne.
Concrètement, qu’est-ce que cela signifie pour le salarié ? Quels sont les éléments dont il peut obtenir la communication ?
En principe, le salarié doit pouvoir se voir communiquer toutes les données personnelles le concernant. Il peut par exemple demander la copie de ses entretiens annuels d’évaluation, ses bulletins de salaire, son dossier disciplinaire, ou encore les relevés de ses données de géolocalisation.
Il peut aussi, en vertu du droit d’accès, et de l’article D. 3171-14 du Code du travail, demander la communication des « documents comptabilisant la durée de travail ». Il peut ainsi demander la communication des relevés de pointage, qu’ils soient manuscrits ou informatiques.
Le droit d’accès aux mails : Récemment, la Cour de cassation a affirmé que « les courriels émis ou reçus par le salarié grâce à sa messagerie électronique professionnelle sont des données à caractère personnel au sens de l’article 4 du RGPD et, d’autre part, que le salarié a le droit d’accéder à ces courriels, l’employeur devant lui fournir tant les métadonnées (horodatage, destinataires…) que leur contenu » (Cour de cassation, civile, Chambre sociale, 18 juin 2025, 23-19.022, Publié au bulletin – Légifrance).
Attention, le RGPD parle bien de l’accès aux données personnelles, et non aux documents contenant ces données. Cela veut-il dire que l’employeur pourrait se contenter d’extraire uniquement, en brut, les données personnelles du salarié sur un document de synthèse ou un tableau récapitulatif ? Un arrêt de la CJUE, du 26 octobre 2023 (C-307/22), au sujet du droit d’accès d’un patient aux données personnelles de son dossier médical, a retenu (au 75.) que ce droit implique celui d’obtenir la copie d’extrait de documents, voire de documents entiers si la fourniture d’une telle copie est indispensable pour permettre à la personne concernée d’exercer effectivement les droits qui lui sont conférés par le RGPD.
Les éléments transmis par l’employeur doivent donc être suffisamment intelligibles et compréhensibles pour le salarié.
Le droit d’accès est-il sans limite ?
Non, la communication des éléments demandés ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés d’autrui. Le droit au respect de la vie privée, le secret des affaires, ou encore le secret des correspondances, peuvent venir limiter le droit d’accès.
Comment exercer ce droit ?
Il suffit tout simplement d’adresser au responsable du traitement une demande écrite de communication d’une copie des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement. L’envoi d’une demande en recommandé doit être privilégié, le salarié devant justifier de son identité.
La formulation de la demande est importante : mieux vaut être précis, et bien indiquer par exemple quelles sont les données et documents auxquels le salarié souhaite avoir accès, ou encore la période concernée par la période. Cela permettra d’éviter une réponse négative…
De même, toujours pour éviter de se voir opposer un refus en raison de l’atteinte aux droits d’autrui, il est judicieux de demander à l’employeur l’anonymisation des données des tiers.
Quelles sont les obligations de l’employeur en la matière ?
L’article 12.3 du RGPD précise que l’employeur doit fournir les informations demandées « dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande ».
Ce délai peut être prolongé de 2 mois en cas de complexité de la demande.
L’employeur qui décide de ne pas donner suite à la demande doit impérativement en informer le salarié, lui indiquer les motifs de son inaction, ceci sans tarder et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
Il doit aussi informer le salarié qu’il peut introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et de former un recours juridictionnel.
Que se passe-t-il si l’employeur ne répond pas ?
A défaut de réponse, ou face à une réponse non motivée, le salarié peut saisir le conseil de prud’hommes pour obtenir l’indemnisation du préjudice subi.
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